Clutch · Hướng dẫn
Cách xin lỗi qua tin nhắn: những phần quan trọng nhất
Một nghiên cứu về lời xin lỗi cho thấy những yếu tố quan trọng nhất là thừa nhận lỗi và đề nghị sửa chữa, những từ ngữ có thể làm lời xin lỗi mất hiệu lực, và khi nào tin nhắn không phải là nơi thích hợp.
Trong hướng dẫn này6
Khi nào lời xin lỗi bằng văn bản là phù hợp
Tin nhắn là cách tốt cho những lỗi nhỏ hoặc gần đây: quên trả lời, câu nói sắc bén, đến muộn. Nó cho phép người kia đọc khi họ sẵn sàng. Đối với tổn thương nghiêm trọng, tin nhắn nên được dùng để mở đầu (“Tôi biết tôi đã làm bạn tổn thương và tôi muốn xin lỗi đúng cách. Tôi có thể gọi cho bạn không?”) thay vì mang toàn bộ lời xin lỗi.
Sáu thành phần đã được nghiên cứu
Lewicki, Polin và Lount đã thử nghiệm sáu thành phần của lời xin lỗi: bày tỏ sự hối tiếc, giải thích điều gì đã sai, thừa nhận trách nhiệm, tuyên bố rằng điều đó sẽ không xảy ra nữa, đề nghị sửa chữa thiệt hại, và xin tha thứ. Những lời xin lỗi chứa nhiều thành phần này hơn được đánh giá là hiệu quả hơn. Hai yếu tố quan trọng nhất là thừa nhận trách nhiệm và đề nghị sửa chữa. Việc xin tha thứ ít quan trọng nhất.
Nhận lỗi bằng những lời đơn giản
Thừa nhận trách nhiệm có nghĩa là một câu có “Tôi” làm chủ ngữ và hành động được nêu rõ ràng: “Tôi đã hủy vào phút cuối và để bạn phải chờ. Đó là lỗi của tôi.” Tránh những hình thức đẩy lỗi sang nơi khác: “Tôi xin lỗi nếu bạn cảm thấy tổn thương” xin lỗi vì cảm xúc của người khác, và “Tôi xin lỗi, nhưng” sẽ hủy bỏ mọi thứ trước từ “nhưng”.
Đề nghị sửa chữa cụ thể
Việc sửa chữa biến hối tiếc thành điều gì đó có thể nhìn thấy. Nó có thể nhỏ: sắp xếp lại lịch và xử lý đặt chỗ, thay thế những gì bị hỏng, sửa một lời nói sai trong cùng nhóm chat nơi nó được nói ra. Nếu không thể sửa chữa được gì, hãy nói điều gì sẽ thay đổi vào lần sau và giữ đủ cụ thể để có thể kiểm tra.
Giữ cho lời giải thích ngắn gọn
Một lời giải thích sẽ hữu ích khi nó cung cấp thông tin (“Tôi đã đọc nhầm ngày”), và gây hại khi nó trở thành một lời biện hộ. Thường một câu là đủ. Cũng đừng yêu cầu câu trả lời ngay lập tức: người kia được phép cần thời gian, và một tin nhắn thứ hai hỏi xem lời xin lỗi có được chấp nhận không sẽ đưa áp lực trở lại với họ.
Nơi Clutch phù hợp
Clutch là một phòng studio tin nhắn đang được phát triển cho iPhone. Một lời xin lỗi là một trong năm tình huống trong công cụ Ý tưởng trả lời của nó, với ba cách diễn đạt ở các giọng điệu khác nhau, để so sánh rồi viết lại bằng lời cá nhân. Một gợi ý là điểm khởi đầu: chỉ người xin lỗi mới biết chuyện gì đã xảy ra và những gì có thể sửa chữa. Ứng dụng này chưa có trên App Store.
Câu hỏi
Có chấp nhận được việc xin lỗi qua tin nhắn không?
Đối với một lỗi nhỏ hoặc mới xảy ra, có. Đối với một tổn thương nghiêm trọng, hãy dùng tin nhắn để thừa nhận lỗi và đề nghị gọi điện hoặc gặp mặt, nơi mà lời xin lỗi đầy đủ mới nên được thực hiện.
Phần nào của lời xin lỗi quan trọng nhất?
Trong nghiên cứu của Lewicki, Polin và Lount, việc nhận trách nhiệm là quan trọng nhất, tiếp theo là đề nghị sửa chữa thiệt hại. Việc xin được tha thứ ít quan trọng nhất.
Nếu người kia không trả lời thì sao?
Hãy cho họ thời gian. Lời xin lỗi không tạo ra nghĩa vụ phải trả lời, và việc gửi nhiều tin nhắn yêu cầu câu trả lời sẽ tạo áp lực cho người đã bị tổn thương.
Đọc thêm
Hướng dẫn
Cách trả lời khi bạn không biết phải nói gì
Một phương pháp bình tĩnh cho tin nhắn khiến bạn bối rối: nêu ra những gì người kia chia sẻ, trả lời nó, thêm một điều của riêng bạn, và biết khi nào thì một câu trả lời ngắn là đủ.
Cách bắt đầu cuộc trò chuyện qua tin nhắn mà không khiến người khác cảm thấy gượng gạo
Bắt đầu từ những điều cụ thể và chung, giữ tin nhắn đầu tiên ngắn và dễ trả lời, và trao đổi lần lượt. Những nghiên cứu nói gì về lần tiếp xúc đầu tiên, mà không cần dùng câu tán tỉnh.
Cách giữ cho cuộc trò chuyện tin nhắn tiếp tục
Các câu hỏi tiếp theo, lượt trả lời cân bằng và các phản hồi mang đến cho người khác một điều gì đó để bám vào: những thói quen thực tế cho các cuộc trò chuyện viết mà nhanh chóng phai nhạt.
Cách từ chối qua tin nhắn, một cách lịch sự và rõ ràng
Từ chối một lời mời hoặc đặt giới hạn bằng văn bản: tại sao một lời từ chối thường ít tốn kém hơn những gì lo sợ, cấu trúc ba phần, và cách tôn trọng một lời từ chối mà bạn nhận được.
Tại sao các thông điệp viết lại bị hiểu sai, và cách viết một thông điệp rõ ràng hơn
Người viết thường đánh giá quá cao khả năng truyền đạt giọng điệu của họ, còn người đọc có xu hướng đọc các thông điệp trung lập như lạnh lùng hơn so với dự định. Nghiên cứu đã tìm ra điều gì, và năm thói quen giúp giảm hiểu lầm.
Chat Wrapped: những cuộc trò chuyện nào có thể và không thể hiện thị được
Cách Clutch đếm một đoạn trao đổi trên iPhone, ý nghĩa của từng con số, lý do thẻ chia sẻ không có tên và không có văn bản tin nhắn, và giới hạn của việc đọc quan hệ qua thống kê.
Cách nhắn tin cho ai đó mà bạn đã lâu không liên lạc
Tại sao một tin nhắn sau một thời gian im lặng lại được trân trọng hơn mức người ta tưởng, nên viết gì trước tiên, cách nhắc đến khoảng trống thời gian, và nên làm gì nếu không nhận được hồi âm.
Viết một tin nhắn theo dõi mà không tạo áp lực
Đưa ra một yêu cầu rõ ràng, phân biệt giữa thời hạn thực sự và sự thiếu kiên nhẫn, đồng thời để chỗ cho người kia từ chối.