Cara meminta maaf melalui pesan: bagian yang paling penting

Kapan permintaan maaf tertulis tepat

Pesan adalah tempat yang baik untuk kesalahan kecil atau baru terjadi: balasan yang terlupakan, kalimat yang tajam, keterlambatan. Ini memungkinkan orang lain membacanya ketika mereka siap. Untuk luka yang serius, pesan lebih baik digunakan untuk membuka pintu ("Aku tahu aku menyakitimu, dan aku ingin meminta maaf dengan benar. Bolehkah aku meneleponmu?") daripada untuk membawa seluruh permintaan maaf.

Enam komponen yang diteliti

Lewicki, Polin, dan Lount menguji enam komponen dari sebuah permintaan maaf: menyatakan penyesalan, menjelaskan apa yang salah, mengakui tanggung jawab, menyatakan bahwa hal itu tidak akan terjadi lagi, menawarkan untuk memperbaiki kerusakan, dan meminta maaf. Permintaan maaf yang mengandung lebih banyak komponen ini dinilai lebih efektif. Dua yang paling penting adalah mengakui tanggung jawab dan menawarkan perbaikan. Meminta maaf menjadi yang paling tidak penting.

Miliki kesalahan dengan kata-kata yang jelas

Mengakui tanggung jawab berarti sebuah kalimat dengan “Saya” sebagai subjeknya dan tindakan disebutkan dengan jelas: “Saya membatalkan di menit terakhir dan membuatmu menunggu. Itu adalah kesalahan saya.” Hindari bentuk yang memindahkan kesalahan ke tempat lain: “Saya minta maaf jika kamu merasa sakit hati” meminta maaf untuk perasaan orang lain, dan “Saya minta maaf, tetapi” membatalkan segala sesuatu sebelum kata “tetapi”.

Tawarkan perbaikan yang konkret

Perbaikan mengubah penyesalan menjadi sesuatu yang terlihat. Itu bisa kecil: menjadwal ulang dan menangani pemesanan, mengganti yang rusak, memperbaiki pernyataan yang salah di grup chat yang sama tempat pernyataan itu dibuat. Jika tidak ada yang bisa diperbaiki, katakan apa yang akan berubah lain kali, dan buatlah cukup spesifik untuk bisa diperiksa.

Jaga penjelasan tetap singkat

Penjelasan membantu ketika memberikan informasi (“Saya salah membaca tanggal”), dan merugikan ketika menjadi pembelaan. Satu kalimat biasanya cukup. Jangan minta jawaban segera juga: orang lain diperbolehkan butuh waktu, dan pesan kedua yang menanyakan apakah permintaan maaf diterima akan menimbulkan tekanan kembali pada mereka.

Di mana Clutch cocok

Clutch adalah studio pesan yang sedang dikembangkan untuk iPhone. Permintaan maaf adalah salah satu dari lima situasi dalam alat Ide Balasan, dengan tiga pilihan kata dalam nada yang berbeda, untuk dibandingkan lalu ditulis ulang dengan kata-kata pribadi. Saran adalah titik awal: hanya orang yang meminta maaf yang tahu apa yang terjadi dan apa yang bisa diperbaiki. Aplikasi ini belum tersedia di App Store.

Bacaan lanjutan

• Lewicki, Polin & Lount (2016), An exploration of the structure of effective apologies, Negotiation and Conflict Management Research