Clutch · Guider
Hvorfor skriftlige meldinger misforstås, og hvordan man skriver en tydeligere
Forfattere overvurderer hvor godt tonen deres oppfattes, og lesere har en tendens til å oppfatte nøytrale meldinger som kaldere enn ment. Hva forskningen fant, og fem vaner som reduserer misforståelser.
I denne veiledningen6
Tonen som bare høres av forfatteren
Når man skriver en melding, hører forfatteren sin egen stemme: ironien, varmen, smilet. Leseren mottar kun ordene. Kruger, Epley og kolleger ba folk sende setninger som skulle leses som seriøse eller sarkastiske. Forfatterne var sikre på at tonen deres ville bli forstått langt oftere enn leserne faktisk klarte å identifisere den, og de så ikke forskjellen komme. Årsaken er enkel: det er vanskelig å forestille seg ikke å vite det man allerede vet.
Hvorfor nøytralt oppfattes som kaldt
I en gjennomgang av forskning på følelser i skriftlige arbeidsplassmeldinger beskriver Byron to vanlige forvrengninger. Meldinger ment som positive har en tendens til å bli oppfattet som mer nøytrale enn tiltenkt, og meldinger ment som nøytrale har en tendens til å bli oppfattet som mer negative enn tiltenkt. Et kort “ok” eller “fint”, skrevet i all hast uten dårlige følelser, kan derfor oppfattes som irritasjon.
Fem vaner for klarere meldinger
For det første, si følelsen i stedet for å antyde den: «Jeg er glad du fortalte meg» etterlater mindre til gjetning enn «ok». For det andre, behold sarkasme for folk som kjenner stemmen din godt. For det tredje, legg til den manglende konteksten: «Kort svar fordi jeg er på toget: ja, perfekt.» For det fjerde, les meldingen en gang som noen i dårlig humør ville lest den, og rett setningen som kan såre. For det femte, bruk emoji som toneindikatorer når de passer forholdet; de erstatter delvis ansiktsuttrykket som skriving tar bort.
Når du leser andres meldinger
De samme forvrengningene gjelder i motsatt retning. Før du bestemmer at en kort melding er kald, vurder de vanlige forklaringene: personen var opptatt, skrev med én hånd, eller skriver rett og slett slik med alle. Hvis en melding gjør vondt og intensjonen er uklar, koster det lite å spørre: «Jeg er ikke sikker på hvordan jeg skal tolke din siste melding. Er alt i orden mellom oss?»
Når man skal forlate den skriftlige kanalen
Noen temaer passer ikke i skriftlige meldinger: en konflikt som allerede har eskalert, et tema med sterke følelser, en misforståelse som har overlevd to forsøk på avklaring. Å gå over til en telefonsamtale eller en samtale ansikt til ansikt gjenoppretter stemmen og den umiddelbare korrigeringen som skriving mangler.
Hvor Clutch passer
Clutch er et meldingsstudio under utvikling for iPhone. Verktøyet Reply ideas plasserer tre formuleringer av samme intensjon side om side, i forskjellige toner, noe som gjør effekten av tonen synlig før noe sendes. Clutch foreslår formuleringer; det kan ikke vite hvordan en bestemt person vil lese en melding. Appen er ikke på App Store ennå.
Spørsmål
Hvorfor høres «ok» kaldt ut?
Forskning gjennomgått av Byron indikerer at lesere har en tendens til å oppfatte nøytrale skriftlige meldinger som mer negative enn det forfatteren hadde til hensikt, fordi stemme og ansiktsuttrykk mangler.
Hjelper emojis virkelig?
De kan fungere som toneindikatorer og delvis erstatte ansiktsuttrykk, når de passer til forholdet og konteksten. De reparerer ikke en setning som i seg selv er uklar.
Er sarkasme trygt i en melding?
Kun med personer som kjenner stemmen din godt. I eksperimentene til Kruger og kolleger, var forfattere mye mer sikre på at sarkasmen deres ville bli forstått enn hva resultatene til leserne rettferdiggjorde.
Videre lesing
Guider
Hva du kan svare når du ikke vet hva du skal si
En rolig metode for meldinger som etterlater deg blank: si hva den andre personen delte, svar på det, legg til en ting fra deg selv, og vit når et kort svar er nok.
Hvordan starte en samtale via melding uten å virke påtvang
Start med noe spesifikt og delt, hold den første meldingen kort og lett å svare på, og ta turene. Hva forskning sier om første kontakter, uten sjekkereplikker.
Hvordan holde en meldingssamtale i gang
Oppfølgingsspørsmål, balanserte turer og svar som gir den andre personen noe å holde fast i: praktiske vaner for skriftlige samtaler som forsvinner for raskt.
Hvordan beklage via melding: de delene som betyr mest
Hva en studie av unnskyldninger fant ut er viktigst (å ta ansvar for feilen og tilby å rette den opp), ordene som kan ødelegge en unnskyldning, og når en melding ikke er det rette stedet.
Hvordan si nei på melding, vennlig og tydelig
Å avslå en invitasjon eller sette en grense skriftlig: hvorfor et avslag vanligvis koster mindre enn fryktet, en struktur i tre deler, og hvordan respektere et nei du mottar.
Chat Wrapped: hva samtaletellinger kan og ikke kan vise
Hvordan Clutch teller et fragment av en utveksling på iPhone, hva hvert tall betyr, hvorfor delingskortet ikke inneholder navn og ingen meldingstekst, og grensene for å lese et forhold i statistikk.
Hvordan sende melding til noen du ikke har snakket med på en stund
Hvorfor en melding etter lang tid med stillhet blir mer verdsatt enn folk forventer, hva du bør skrive først, hvordan du nevner gapet, og hva du gjør hvis det ikke kommer noe svar.
Skriv en oppfølgingsmelding uten å legge press på
Gjør én tydelig forespørsel, skill en reell frist fra utålmodighet og la rom for at den andre kan takke nei.