Γιατί τα γραπτά μηνύματα παρεξηγούνται και πώς να γράψετε ένα πιο σαφές

Ο τόνος που ακούγεται μόνο από τον συγγραφέα

Όταν γράφετε ένα μήνυμα, ο συγγραφέας ακούει τη δική του φωνή: την ειρωνεία, τη ζεστασιά, το χαμόγελο. Ο αναγνώστης λαμβάνει μόνο τις λέξεις. Οι Kruger, Epley και οι συνεργάτες τους ζήτησαν από ανθρώπους να στείλουν προτάσεις που θα διαβάζονταν ως σοβαρές ή σαρκαστικές. Οι συγγραφείς ήταν βέβαιοι ότι ο τόνος τους θα κατανοούνταν πολύ πιο συχνά από ό,τι οι αναγνώστες πραγματικά κατάφερναν να τον αναγνωρίσουν, και δεν πρόβλεψαν τη διαφορά. Ο λόγος είναι απλός: είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς ότι δεν ξέρει κάτι που ήδη γνωρίζει.

Γιατί το ουδέτερο διαβάζεται ως κρύο

Σε μια ανασκόπηση της έρευνας σχετικά με τα συναισθήματα σε γραπτά μηνύματα στον χώρο εργασίας, ο Byron περιγράφει δύο συνηθισμένες παραμορφώσεις. Τα μηνύματα που προορίζονται να είναι θετικά τείνουν να λαμβάνονται ως πιο ουδέτερα από ό,τι προορίζονταν, και τα μηνύματα που προορίζονται να είναι ουδέτερα τείνουν να λαμβάνονται ως πιο αρνητικά από ό,τι προορίζονταν. Ένα σύντομο «εντάξει» ή «καλά», γραμμένο βιαστικά χωρίς κανένα αρνητικό συναίσθημα, μπορεί επομένως να φανεί σαν εκνευρισμός.

Πέντε συνήθειες για πιο σαφή μηνύματα

Πρώτον, πες το συναίσθημα αντί να το υπονοείς: «Χαίρομαι που μου το είπες» αφήνει λιγότερα να μαντέψει κανείς από το «εντάξει». Δεύτερον, κράτα τον σαρκασμό για ανθρώπους που γνωρίζουν καλά τη φωνή σου. Τρίτον, πρόσθεσε το χαμένο πλαίσιο: «Σύντομη απάντηση γιατί είμαι στο τρένο: ναι, τέλεια.» Τέταρτον, διάβασε το μήνυμα μια φορά όπως θα το διάβαζε κάποιος σε κακή διάθεση και διόρθωσε την πρόταση που θα μπορούσε να πληγώσει. Πέμπτον, χρησιμοποίησε emoji ως δείκτες τόνου όταν ταιριάζουν στη σχέση· αντικαθιστούν εν μέρει την έκφραση του προσώπου που αφαιρεί η γραφή.

Όταν διαβάζεις κάποιον άλλον

Οι ίδιες παραμορφώσεις ισχύουν και στην αντίθετη κατεύθυνση. Πριν αποφασίσεις ότι ένα σύντομο μήνυμα είναι ψυχρό, σκέψου τις συνηθισμένες εξηγήσεις: το άτομο ήταν απασχολημένο, πληκτρολογούσε με το ένα χέρι, ή απλώς γράφει έτσι με όλους. Αν ένα μήνυμα πονάει και η πρόθεση δεν είναι σαφής, το να ρωτήσεις κοστίζει λίγα: «Δεν είμαι σίγουρος πώς να διαβάσω το τελευταίο σου μήνυμα. Είναι όλα καλά μεταξύ μας;»

Πότε να αφήσετε το γραπτό κανάλι

Ορισμένα θέματα δεν χωρούν σε γραπτά μηνύματα: μια σύγκρουση που έχει ήδη κλιμακωθεί, ένα θέμα με έντονα συναισθήματα, μια παρεξήγηση που έχει επιβιώσει δύο προσπάθειες διευκρίνισης. Η μετάβαση σε κλήση ή σε συνομιλία αυτοπροσώπως αποκαθιστά τη φωνή και την άμεση διόρθωση που λείπει από το γράψιμο.

Πού ταιριάζει το Clutch

Clutch είναι ένα στούντιο μηνυμάτων σε ανάπτυξη για το iPhone. Το εργαλείο Ιδέες Απάντησης τοποθετεί τρεις διατυπώσεις της ίδιας πρόθεσης δίπλα-δίπλα, με διαφορετικούς τόνους, γεγονός που καθιστά ορατό το αποτέλεσμα του τόνου πριν αποσταλεί οτιδήποτε. Το Clutch προτείνει διατυπώσεις· δεν μπορεί να ξέρει πώς ένα συγκεκριμένο άτομο θα διαβάσει ένα μήνυμα. Η εφαρμογή δεν είναι ακόμα διαθέσιμη στο App Store.

Περαιτέρω ανάγνωση

• Kruger, Epley, Parker & Ng (2005), Egocentrism over e-mail: Can we communicate as well as we think?, Journal of Personality and Social Psychology
• Byron (2008), Carrying too heavy a load? The communication and miscommunication of emotion by email, Academy of Management Review