Clutch · Guider
Hvorfor skrevne beskeder bliver misforstået, og hvordan man skriver en klarere én
Forfattere overvurderer, hvor godt deres tone fremgår, og læsere har en tendens til at opfatte neutrale beskeder som koldere, end de var tænkt. Hvad forskningen har fundet, og fem vaner der reducerer misforståelser.
I denne guide6
Tonen, der kun høres af forfatteren
Når man skriver en besked, hører forfatteren sin egen stemme: ironien, varmen, smilet. Læseren modtager kun ordene. Kruger, Epley og kolleger bad folk om at sende sætninger, der skulle læses som seriøse eller sarkastiske. Forfatterne var overbeviste om, at deres tone ville blive forstået langt oftere, end læserne faktisk formåede at identificere den, og de så ikke forskellen komme. Årsagen er enkel: det er svært at forestille sig ikke at vide, hvad man allerede ved.
Hvorfor neutralt læses som koldt
I en gennemgang af forskning om følelser i skriftlige arbejdspladsbeskeder beskriver Byron to almindelige forvrængninger. Beskeder, der er ment som positive, har en tendens til at blive opfattet som mere neutrale end tilsigtet, og beskeder, der er ment som neutrale, har en tendens til at blive opfattet som mere negative end tilsigtet. Et kort “ok” eller “fint”, skrevet i en fart uden nogen som helst dårlig følelse, kan derfor opfattes som irritation.
Fem vaner for klarere beskeder
For det første, sig følelsen i stedet for at antyde den: “Jeg er glad for, at du fortalte mig det” efterlader mindre til gætteri end “ok”. For det andet, hold sarkasme for folk, der kender din stemme godt. For det tredje, tilføj den manglende kontekst: “Kort svar, fordi jeg er i toget: ja, perfekt.” For det fjerde, læs beskeden én gang, som nogen i dårligt humør ville læse den, og ret den sætning, der kunne føles stikkende. For det femte, brug emoji som tone-markører, når de passer til forholdet; de erstatter delvist de ansigtsudtryk, som skrift fjerner.
Når man læser andres beskeder
De samme forvrængninger gælder i den anden retning. Før du beslutter, at en kort besked virker kold, overvej de almindelige forklaringer: personen var travl, skrev med én hånd, eller skriver simpelthen sådan med alle. Hvis en besked gør ondt, og hensigten er uklar, koster det ikke at spørge: “Jeg er ikke sikker på, hvordan jeg skal læse din sidste besked. Er alt i orden mellem os?”
Hvornår man skal forlade den skriftlige kanal
Nogle emner passer ikke til skriftlige beskeder: en konflikt, der allerede er eskaleret, et emne med stærke følelser, en misforståelse, der har overlevet to forsøg på afklaring. At skifte til et opkald eller en samtale ansigt til ansigt genskaber stemmen og den øjeblikkelige korrektion, som skrift mangler.
Hvor Clutch passer
Clutch er et beskedstudie under udvikling for iPhone. Dens værktøj til svaridéer placerer tre formuleringer af samme intention side om side i forskellige toner, hvilket gør toneeffekten synlig, før noget bliver sendt. Clutch foreslår formuleringer; det kan ikke vide, hvordan en bestemt person vil læse en besked. Appen er ikke på App Store endnu.
Spørgsmål
Hvorfor lyder “ok” koldt?
Forskning gennemgået af Byron viser, at læsere har en tendens til at opfatte neutrale skrevne beskeder som mere negative, end forfatteren havde tænkt, fordi stemmen og ansigtsudtrykket mangler.
Hjælper emojis virkelig?
De kan fungere som toneangivelser og delvist erstatte ansigtsudtryk, når de passer til relationen og konteksten. De reparerer ikke en sætning, der i sig selv er uklar.
Er sarkasme sikkert i en besked?
Kun med folk, der kender din stemme godt. I eksperimenterne af Kruger og kolleger var forfattere meget mere sikre på, at deres sarkasme ville blive forstået, end læsernes resultater berettigede.
Yderligere læsning
Guider
Hvad du skal svare, når du ikke ved, hvad du skal sige
En rolig metode til beskeden, der efterlader dig tom: nævn det, den anden person delte, svar på det, tilføj én ting selv, og find ud af, hvornår et kort svar er nok.
Hvordan man starter en samtale via besked uden at lyde påtaget
Start med noget specifikt og fælles, hold den første besked kort og nem at svare på, og tag turene skiftevis. Hvad forskning siger om de første kontakter, uden opsamlingslinjer.
Hvordan man holder en besked samtale i gang
Opfølgende spørgsmål, afbalancerede ture og svar, der giver den anden person noget at arbejde med: praktiske vaner for skriftlige samtaler, der forsvinder for hurtigt.
Hvordan man undskylder via besked: de dele, der betyder mest
Hvad en undersøgelse af undskyldninger fandt ud af betyder mest (at tage ansvar for fejlen og tilbyde at rette op på den), de ord, der kan ophæve en undskyldning, og hvornår en besked ikke er det rigtige sted.
Hvordan man siger nej via besked, venligt og klart
Afvisning af en invitation eller fastsættelse af en grænse skriftligt: hvorfor en afvisning normalt koster mindre end frygtet, en tre-delt struktur, og hvordan man respekterer et nej, man modtager.
Chat Wrapped: hvilke samtaleantal kan og ikke kan vise
Hvordan Clutch tæller et udsnit af en udveksling på iPhone, hvad hvert tal betyder, hvorfor delekortet ikke indeholder navn og ingen beskedtekst, og begrænsningerne ved at læse et forhold ud fra statistik.
Hvordan man sender en sms til nogen, man ikke har talt med i et stykke tid
Hvorfor en besked efter lang stilhed bliver værdsat mere, end folk forventer, hvad man skal skrive først, hvordan man nævner pausen, og hvad man skal gøre, hvis der ikke kommer svar.
Skriv en opfølgende besked uden at lægge pres på
Lav én klar anmodning, skel mellem en reel deadline og utålmodighed, og giv plads til, at den anden kan sige nej.