Clutch · Guider
Varför skriftliga meddelanden missförstås, och hur man skriver ett tydligare sådant
Skribenter överskattar hur väl deras ton uppfattas, och läsare tenderar att uppfatta neutrala meddelanden som kallare än vad som var avsett. Vad forskningen har funnit, och fem vanor som minskar missförstånd.
I den här guiden6
Tonen som bara hörs av skribenten
När man skriver ett meddelande hör skribenten sin egen röst: ironin, värmen, leendet. Läsaren får bara orden. Kruger, Epley och kollegor bad människor att skicka meningar som skulle uppfattas som seriösa eller sarkastiska. Skribenterna var säkra på att deras ton skulle förstås mycket oftare än vad läsarna faktiskt kunde identifiera den, och de såg inte skillnaden komma. Anledningen är enkel: det är svårt att föreställa sig att inte veta det man redan vet.
Varför neutralt uppfattas som kallt
I en översyn av forskning om känslor i skriftliga arbetsplatsmeddelanden beskriver Byron två vanliga förvrängningar. Meddelanden som är avsedda att vara positiva tenderar att tas emot som mer neutrala än avsett, och meddelanden som är avsedda att vara neutrala tenderar att tas emot som mer negativa än avsett. Ett kort ”ok” eller ”bra”, skrivet i all hast utan några negativa känslor alls, kan därför uppfattas som irritation.
Fem vanor för tydligare meddelanden
Först, säg känslan istället för att antyda den: “Jag är glad att du berättade för mig” lämnar mindre att gissa än “okej”. För det andra, spara sarkasm för personer som känner din röst väl. För det tredje, lägg till den saknade kontexten: “Kort svar eftersom jag är på tåget: ja, perfekt.” För det fjärde, läs meddelandet en gång som någon i dåligt humör skulle läsa det och rätta meningen som kan såra. För det femte, använd emoji som tonmarkörer när de passar i relationen; de ersätter delvis de ansiktsuttryck som skrivande tar bort.
När du läser någon annans meddelande
Samma förvrängningar gäller åt andra hållet. Innan du bestämmer dig för att ett kort meddelande är kallt, överväg de vanliga förklaringarna: personen var upptagen, skrev med en hand eller skriver helt enkelt så med alla. Om ett meddelande sårar och avsikten är oklar, kostar det lite att fråga: “Jag är inte säker på hur jag ska tolka ditt senaste meddelande. Är allt bra mellan oss?”
När man ska lämna den skriftliga kanalen
Vissa ämnen passar inte i skriftliga meddelanden: en konflikt som redan har eskalerat, ett ämne med starka känslor, ett missförstånd som har överlevt två försök till förtydligande. Att gå över till ett samtal via telefon eller personligen återställer rösten och den omedelbara korrigering som saknas i skrift.
Var Clutch passar
Clutch är en meddelandestudio under utveckling för iPhone. Dess verktyg Svarsidéer placerar tre formuleringar av samma avsikt sida vid sida, i olika tonlägen, vilket gör tonens effekt synlig innan något skickas. Clutch föreslår formulering; det kan inte veta hur en viss person kommer att läsa ett meddelande. Appen finns ännu inte på App Store.
Frågor
Varför låter “ok” kallt?
Forskning som granskats av Byron visar att läsare tenderar att uppfatta neutrala skrivna meddelanden som mer negativa än vad författaren avsåg, eftersom röst och ansiktsuttryck saknas.
Hjälper emoji verkligen?
De kan fungera som tonmarkörer och delvis ersätta ansiktsuttryck, när de passar relationen och sammanhanget. De reparerar inte en mening som i sig är oklar.
Är sarkasm säker i ett meddelande?
Endast med människor som känner till din röst väl. I experimenten av Kruger och kollegor var författarna mycket mer säkra på att deras sarkasm skulle förstås än vad läsarnas resultat motiverade.
Läs vidare
Guider
Vad man ska svara när man inte vet vad man ska säga
En lugn metod för meddelandet som lämnar dig tom: nämn vad den andra personen delade, svara på det, lägg till en sak själv, och vet när ett kort svar är tillräckligt.
Hur man startar en konversation via meddelande utan att låta påtvingad
Börja med något specifikt och gemensamt, håll det första meddelandet kort och lätt att svara på, och turas om. Vad forskning säger om första kontakter, utan raggningsrepliker.
Hur man håller en meddelandekonversation igång
Uppföljningsfrågor, balanserade turer och svar som ger den andra personen något att hålla fast vid: praktiska vanor för skrivna konversationer som bleknar för snabbt.
Hur man ber om ursäkt via meddelande: de delar som är viktigast
Vad en studie om ursäkter visade vara viktigast (att ta ansvar för misstaget och erbjuda att rätta till det), orden som förstör en ursäkt, och när ett meddelande inte är rätt plats.
Hur man säger nej via meddelande, vänligt och tydligt
Att tacka nej till en inbjudan eller sätta en gräns skriftligt: varför ett nekande oftast kostar mindre än befarat, en tredelad struktur och hur man respekterar ett nej som man får.
Chat Wrapped: vilka samtalsantal som kan och inte kan visas
Hur Clutch räknar ett fragment av ett utbyte på iPhone, vad varje nummer betyder, varför delningskortet inte innehåller något namn och ingen meddelandetext, och begränsningarna i att läsa en relation i statistik.
Hur man skickar ett meddelande till någon man inte har pratat med på ett tag
Varför ett meddelande efter en lång tystnad uppskattas mer än man tror, vad man ska skriva först, hur man nämner uppehållet, och vad man ska göra om inget svar kommer.
Skriv ett uppföljningsmeddelande utan att lägga på tryck
Gör en tydlig förfrågan, skilj på en verklig deadline och otålighet och lämna utrymme för den andra personen att säga nej.